Organizing Documents
Organizing Documents
Once upon a time, there was a woman who had a hard time organizing important documents. She had an internet connection at home. One day, she realized that her iPad was not connecting to the service. She called a man who had helped her when she bought her iPad. The man visited her. He asked her to show him all the documents she had received from the ISP. He was shocked. What he saw was full of messy documents; too many envelopes, sheets of paper, manuals, brochures, etc. It took longer than ten minutes until he found the setting information. He called the ISP’s customer service and was finally able to fix the problem. She thanked him but he seemed unhappy. He said to the woman, “You should organize these documents!” She replied to him, “I don’t know how to do it. Can I just trash everything?” He said, “No way! Don’t trash any documents unless you are really sure which one is unneeded.” A couple of days later, the man decided to write a email to her, “Hello! I would like to make a suggestion about how to organize the documents you have received from your internet service provider. First, please get a filing folder at 100 yen shop. Second, carefully check the dates of all documents. Forget about categories, just mechanically organize them in chronological order without thinking about the contents. If you can't identify the exact date of a document, date it as accurately as possible according to your memory. Third, put all documents into the filing folder in chronological order, with the oldest document on the top, and the newest one on the bottom. Forth, please review the filing folder time to time.”
書類の整理
ある時、重要書類の整理に難儀している女がいた。彼女は自宅でインターネットを利用していたが、ある日、アイパッドがサービスに繋がっていないのに気づいた。彼女は、自分のアイパッド購入を手伝ってくれた男に電話した。そして男が来た。彼は、彼女に、プロバイダーから受け取った書類を全部見せて欲しいと頼んだ。彼はショックを受けた。彼が目にしたのは、雑然と積まれた書類の山だった。あまりにも多くの封筒、バラバラの書類、マニュアル、小冊子などなど。彼が設定情報を見つけ出すのに、10分以上を要した。彼は、プロバイダーのカスタマーサービスに電話をかけ、最終的には問題を解決する事が出来た。彼女は礼を言ったが、彼は不満そうだった。彼は女に言った。「書類をキチンとした方が良いですよ！」彼女が言った。「どうしていいか分からないわ。全部、捨てたらダメ?」彼が言った。「とんでもない！捨てて良い書類なんか無いですよ。ホントに要らないって分かってれば別ですけどね。」二日後、男は彼女にメールを書く事にした。「今日は！ちょっと、プロバイダーの書類の整理方法について提案したいと思います。.....」１、先ず最初に、100円ショップでバインダーをひとつ買って下さい。２、全ての書類の日付けを注意深く調べて下さい。カテゴリーについては忘れて、ただ機械的に時間軸に沿って並べて下さい。内容については考えないで下さい。もし、ある書類の日付けが不明の時は、自分の記憶によって、なるべく近い日付けを付けて下さい。３、全ての書類を日付順に、バインダーに綴じて下さい。いちばん旧い書類を手前に、そして、最新のものを下になる様に。4、時々、バインダーに目を通して下さい。
Organizing Documents
書類の整理
書類（しょるい）：a document(s)
整理（せいり）：organizing, arranging
Once upon a time, there was a woman who had a hard time organizing important documents.
ある時、重要書類の整理に難儀している女がいた。
整理する：to keep things neat and tidy, to organize something according to categories
ある時（あるとき）：Once upon a time
重要（じゅうよう）：important
難儀（なんぎ）：a hardship
難儀する：to have a hard time
難儀している：You are having a hard time (This expression is in the present progress tense by itself. However, ...)
女がいた。（おんながいた）：There was a woman. (This part is in the past tense. According to this part, we can assume the whole sentence is telling about a past event.)
*If you say, “難儀した女がいた。” it will be understood by Japanese but it is not natural. A natural sentence can not be assembled from grammar chart or formula. So, please, just try to memorize the whole sentence just as it is.
She had an internet connection at home. One day, she realized that her iPad was not connecting to the service.
彼女は自宅でインターネットを利用していたが、ある日、アイパッドがサービスに繋がっていないのに気づいた。
彼女（かのじょ）：she
自宅（じたく）：one’s home
インターネット：the Internet
利用する（りようする）：to use a product or service
利用していた。：You were using it.
利用していたが、：You were using it but ....
ある日、（あるひ）：One day, ...
アイパッド：an iPad
サービス：the service
繋げる（つなげる）：to connect something to something else
繋がる（つながる）：It connects itself to something. A telephone gets through to someone
繋がっていない：It is not connecting. It is disconnected.
気づく（きづく）：to realize
気づいた。：You realized.
繋がっていないのに気づく：You realize that it is not connecting. You can also say, “繋がっていない事に気づく.”
事（こと）：an event, an issue, the fact, that ...
She called a man who had helped her when she bought her iPad. The man visited her.
彼女は、自分のアイパッド購入を手伝ってくれた男に電話した。そして男が来た。
彼女（かのじょ）：she / her
自分（じぶん）：oneself
アイパッド：an iPad
自分のアイパッド：her iPad (in this context because the sentence is telling about her.)
購入（こうにゅう）：a purchase, buying something
アイパッド購入：buying an iPad
手伝う（てつだう）：to help, to assist
くれる：Someone gives you something.
くれる?：Can you give it to me?
手伝ってくれる?（てつだってくれる?）：Can you help me? Can you give me a hand?
手伝ってくれた：Someone helped me ( The feeling is that I thank someone because he or she gave me a hand. We don’t say “わたしは彼女を手伝ってくれた。” (She thanks me because I helped her.) )
男（おとこ）：a man
電話（でんわ）：a telephone
電話する：to call someone on the phone
そして：and / then / so
来る（くる）：to come
男がくる：a man comes
He asked her to show him all the documents she had received from the ISP.
彼は、彼女に、プロバイダーから受け取った書類を全部見せて欲しいと頼んだ。
彼（かれ）：he
彼女（かのじょ）：she/her
プロバイダー：an Internet Service Provider
受け取る（うけとる）：to receive
書類（しょるい）：a document
全部（ぜんぶ）：all, the whole, everything
書類を全部：all the documents
見る（みる）：to see
見せる（みせる）：to show (literally “to let/make someone see it”)
書類を全部見せる：to show someone all the documents you have (This expression is more natural than “全部の書類を見せる.”)
欲しい（ほしい）：I want it.
頼む（たのむ）：to ask someone to do something for you
欲しいと頼む：to ask someone to give you something by saying “I want it.”
見せて欲しい：I want to see it.
見せて欲しいと頼む：to ask someone to show you something by saying “I want to see it.”
彼は、彼女に頼んだ。：He asked her to do it.
He was shocked. What he saw was full of messy documents; too many envelopes, sheets of paper, manuals, brochures, etc.
彼はショックを受けた。彼が目にしたのは、雑然と積まれた書類の山だった。あまりにも多くの封筒、バラバラの書類、マニュアル、小冊子などなど。
彼（かれ）：he
受ける（うける）：to receive
ショックを受ける：to be shocked
目にする（めにする）：to see (Don’t break down this phrase into small parts such as “目”+”に”+”する” because it will just confuse you.)
目にしたの：what you saw
目にしたのは、....だった。：What you saw was ....
雑然（ざつぜん）：the situation that something is messy and disorganized
積む（つむ）：to pile, to stack
積まれた：It has been piled up.
書類（しょるい）：a document(s), papers
雑然と積まれた書類：papers which have been piled up on the table in a messy condition
山（やま）：a mountain
書類の山：a mountain which was made by piling up the papers on the table
書類の山だった。：It was a full of papers.
多くの（おおくの）：many
あまりにも多くの：too many
封筒（ふうとう）：an envelope(s)
多くの封筒：many envelopes
バラバラ：the situation that somethings are not connected, compiled or united
マニュアル：a manual(s)
小冊子（しょうさっし）：a brochure(s)
などなど：etc.
It took longer than ten minutes until he found the setting information. He called the ISP’s customer service and was finally able to fix the problem.
彼が設定情報を見つけ出すのに、10分以上を要した。彼は、プロバイダーのカスタマーサービスに電話をかけ、最終的には問題を解決する事が出来た。
彼（かれ）：he / his / him
設定（せってい）：a setting(s)
情報（じょうほう）：information
見つける（みつける）：to find
見つけ出す（みつけだす）：to find it out
10分（じゅっぷん）：ten minutes
10分以上（じゅっぷんいじょう）：longer than ten minutes
要する（ようする）：It takes. It is needed.
10分を要する：It takes ten minutes.
プロバイダー：an Internet Service Provider
カスタマーサービス：the customer service division
電話をかける（でんわをかける）：to make a phone call
最終的に（さいしゅうてきに）：finally
問題（もんだい）：a problem(s)
解決する（かいけつする）：to solve the problem
事（こと）：an event, an issue, the fact, that ...
問題を解決する事：solving the problem (noun clause)
出来る（できる）：You can do it. It can be done. It is possible.
事が出来る：You can do it that ....
She thanked him but he seemed unhappy. He said to the woman, “You should organize these documents!”
彼女は礼を言ったが、彼は不満そうだった。彼は女に言った。「書類をキチンとした方が良いですよ！」
彼女は（かのじょ）：she / her
礼（れい）：a bow, thanks
言う（いう）：to say
礼を言う：to thank, to say “Thank you.”
彼女は言った。：She said.
彼女は言ったが、：She said but ...
彼（かれ）：he / his / him
彼女は彼に礼を言った。：She thanked him. “彼に” is omitted in the first sentence above. We assume the omitted word from the context.
不満（ふまん）：not satisfied, unhappy
彼は不満だった。：He was not satisfied. He was unhappy.
彼は不満そうだった。：It seemed he was not satisfied. He seemed unhappy.
女（おんな）：the woman
書類（しょるい）：a document(s)
キチンと：accurately, exactly, neatly, properly
キチンとする：to put things in order
した方が良い（したほうがよい）：You had better do it. You should do it.
した方が良いですよ：You had better do it. You should do it. (Casual and polite expression.)
She replied to him, “I don’t know how to do it. Can I just trash everything?”
彼女が言った。「どうしていいか分からないわ。全部、捨てたらダメ?」
彼女（かのじょ）：she / her
言う（いう）：to say
彼女が言った（かのじょがいった）：She said. (The sentences above are not word by word translation.)
どうしていいか：what to do / How to do it
分かる（わかる）：You understand. You know how to do it.
分からない：You don’t understand. You don’t know it.
「分からないわ。」：”I don’t understand.” “I don’t know how to do it.” (Casual and spoken expression)
全部（ぜんぶ）：all of them, everything
捨てる（すてる）：to trash
全部捨てたら：If I trash everything
ダメ：It is not good. / It is bad. / You should not do it. / Don’t do it.
ダメ?：Can I do it? Is it bad thing if I do it? Can you let me do it?
He said, “No way! Don’t trash any documents unless you are really sure which one is unneeded.”
彼が言った。「とんでもない！捨てて良い書類なんか無いですよ。ホントに要らないって分かってれば別ですけどね。」
彼（かれ）：he / his / him
言う（いう）：to say
とんでもない！：No way! (Don’t break down this phrase into small parts.)
捨てる（すてる）：to trash, to dispose, to abandon
良い（よい）：It’s good. That’s fine. You may do it. No problem.
捨てて良い：You can trash it.
書類（しょるい）：a document(s), papers
捨てて良い書類：a document(s) which you can trash, papers which you no longer needed
無い（ない）：There isn’t. We don’t have it.
捨てて良い書類は無い。：There is no documents which you can trash.
捨てて良い書類なんか無い。There is no documents which you can trash. ( with the feeling “Are you kidding? No way! Don’t do it.”)
無いですよ。：There isn’t. We don’t have it. (Spoken expression)
ホント：truth, a fact (casual and spoken expression changed from “本当（ほんとう）”)
ホントに：really (=本当に）
要らない（いらない）：You don’t need it. It is not needed.
ホントに要らない：You really don’t need it.
ホントに要らないって：that you really don’t need it (spoken)
分かる（わかる）：You understand it. It is understandable. You can identify it. It is identifiable.
分かっている（わかっている）：I/You already know it. ( spoken)
ホントに要らないって分かっている：You are sure that you really don’t need it.
分かってれば：If you already know it, ...
別（べつ）：another story, different, exception (Try to get the feeling only.)
別ですけどね：That is another story. That is an exception.
A couple of days later, the man decided to write a email to her, “Hello! I would like to make a suggestion about how to organize the documents you have received from your internet service provider....”
二日後、男は彼女にメールを書く事にした。「今日は！ちょっと、プロバイダーの書類の整理方法について提案したいと思います。.....」
二日後（ふつかご）：A couple of days later
男（おとこ）：the man
彼女（かのじょ）：she / her
メール：an email, a text message ( We usually don’t say “メール” for a snail mail.)
手紙（てがみ）：a letter (We usually use this word for a snail mail.)
書く（かく）：to write
メールを書く：to write an email and send it to someone
手紙を書く：to write a letter and mail it to someone
事（こと）：an event, an issue, the fact, that ....
手紙を書く事：that you write a letter, writing a letter (noun clause)
事にする：to decide it that ...
今日は！(こんにちは！): Hello!
ちょっと：a little bit, excuse me but ... , just, well .... (This phrase is often used to milder or soften your word. Used when yo are going to tell someone something important or unpleasant to him or her.)
プロバイダー：the Internet Service Provider
書類（しょるい）：a document(s), papers
整理（せいり）：organizing, putting something in order, to sort out
方法（ほうほう）：how to do something, a method
書類の整理方法：how to organize documents
書類の整理方法について：about how to organize documents
提案（ていあん）：a proposal, a suggestion
提案する：to suggest, to propose
したい：I/You want it.
思う（おもう）：to think
提案したいと思います。：I would like to suggest it.
“First, please get a filing folder at 100 yen shop.
１、先ず最初に、100円ショップでバインダーをひとつ買って下さい。
１、（いち）：First, ...
先ず（まず）：first, anyway
最初（さいしょ）：at first, at the beginning
まず最初に、：First of all, ... (Try to get the feeling instead of analyzing this phrase. Do not break down this phrase into small parts such as “先ず” + “最初” + “に”. You might be feeling that this phrase is redundant but please, memorize this phrase as one word.)
100円ショップ：a hundred-yen store where you can buy each item for a hundred yen
バインダー：a binder, a filling folder
ひとつ：one
バインダーをひとつ：a filling folder
買う（かう）：to buy
バインダーをひとつ買う：to buy a filling folder
バインダーをふたつ買う：to buy two filling folders
バインダーをみっつ買う：to buy three filling folders
バインダーをよっつ買う：to buy four filling folders
バインダーをいつつ買う：to buy five filling folders
100円ショップで買う：to buy it at a hundred-yen store
買って下さい。（かってください）：Please, buy it.
“Second, carefully check the dates of all documents. Forget about categories, just mechanically organize them in chronological order without thinking about the contents.”
２、全ての書類の日付けを注意深く調べて下さい。カテゴリーについては忘れて、ただ機械的に時間軸に沿って並べて下さい。内容については考えないで下さい。
全て（すべて）：all, everything
書類（しょるい）：a document(s), papers
日付け（ひづけ）：the date(s)
注意（ちゅうい）：a caution, an attention
深い（ふかい）：deep
深く（ふかく）：deeply
注意深く（ちゅういぶかく）：carefully
調べる（しらべる）：to check, to search, to investigate
調べて下さい。（しらべてください）：Please, check it.
カテゴリー：a category, categories
カテゴリーについて：about the category, about categories
忘れる（わすれる）：to forget
ただ：just
機械（きかい）：a machine
機械的（きかいてき）：mechanically
時間（じかん）：the time
軸（じく）：an axis
X軸（えっくすじく）：the x-axis (mathematics)
Y軸（わいじく）：the y-axis (mathematics)
時間軸（じかんじく）：the time axis
沿って（そって）：along
時間軸に沿って：along the time axis, chronologically
並べる（ならべる）：to arrange, to put things in order
並べて下さい。：Please, put them in order.
内容（ないよう）：the contents
内容について：about the contents
考える（かんがえる）：to think
考えないで下さい：Please, don’t think
If you can't identify the exact date of a document, date it as accurately as possible according to your memory.
もし、ある書類の日付けが不明の時は、自分の記憶によって、なるべく近い日付けを付けて下さい。
もし、：If .....
ある書類（あるしょるい）：a document, a certain document
日付け（ひづけ）：the date
書類の日付け：the date of a document
不明（ふめい）：missing, unknown
時（とき）：a time, a case, in case of a situation
不明の時は、：When it is missing, ....
自分（じぶん）：oneself, you/I/he/she (depends on who the sentence is telling about)
記憶（きおく）：your memory
自分の記憶（じぶんのきおく）：one’s memory, your memory/ my memory/ his memory/ her memory (depends on who the sentence is telling about)
自分の記憶によって：according to your memory
近い（ちかい）：near, close, similar
なるべく近い：as near/close/similar as possible, as accurate as possible
なるべく近い日付け：the date which is as accurate as possible
付ける（つける）：to put
日付けをつける：to date it (So, you probably write or stamp the date on the paper.)
日付けをつけて下さい：Please, date it.
Third, put all documents into the filing folder in chronological order, with the oldest document on the top, and the newest one on the bottom.
３、全ての書類を日付順に、バインダーに綴じて下さい。いちばん旧い書類を手前に、そして、最新のものを下になる様に。
３、（さん）：Third, ...
全て（すべて）：all, everything
書類（しょるい）：a document(s)
日付け（ひづけ）：the date
順番（じゅんばん）：order, a turn
日付順（ひづけじゅん）：chronological order
バインダー：a filling folder
綴じる（とじる）：to bind, to file, to make sheets of papers into a booklet, to keep papers in a file
バインダーに綴じる：to bind sheets of papers
旧い（ふるい）：old
いちばん旧い：the oldest
手前（てまえ）：your side, the top (in this context)
そして：then/and ...
最新（さいしん）：the newest
最新のもの：the newest one
下（した）：under, below, the bottom (in this context)
下になる：to come to bottom (in this context)
様（よう）：as, like this
下になる様に：so it comes to the bottom
Forth, please review the filing folder time to time.
4、時々、バインダーに目を通して下さい。
4、（よん）：Fourth, ...
時々（ときどき）：from time to time
バインダー：a filling folder
目を通す（めをとおす）：to look through the papers, document, memo, etc.
目を通して下さい（めをとおしてください）：Please, look through the papers
Comments
Post a Comment